ثبت شرکت بدون تهیه و تکمیل صحیح مدارک، در اداره ثبت شرکتها امکانپذیر نیست. نوع مدارک مورد نیاز بسته به نوع شرکت (سهامی خاص، با مسئولیت محدود، تعاونی، موسسه غیرتجاری و…) متفاوت است؛ اما یکسری مدارک عمومی در تمام قالبهای ثبتی مشترک هستند. در این راهنما، مدارک لازم برای ثبت انواع شرکتها را بهصورت کامل و کاربردی بررسی میکنیم تا هنگام تشکیل پرونده در سامانه ثبت شرکتها با نقص مدارک و رد پرونده مواجه نشوید.
مدارک عمومی مورد نیاز برای ثبت انواع شرکتها
برای ثبت هر نوع شرکت تجاری در اداره ثبت شرکتها، مدارک زیر بهصورت عمومی مورد نیاز است:
- کپی شناسنامه و کارت ملی همه شرکا، سهامداران و اعضای هیئتمدیره
- گواهی عدم سوءپیشینه کیفری برای مدیران و در بسیاری از موارد، بازرسان
- آدرس دقیق دفتر مرکزی شرکت به همراه کدپستی دهرقمی صحیح
- تعیین موضوع فعالیت شرکت به صورت شفاف و مطابق با قوانین
- تعیین سرمایه اولیه و نسبت سهم هر شریک یا سهامدار
- ارائه مجوز فعالیت برای موضوعاتی که نیاز به اخذ مجوز از مراجع ذیصلاح دارند
در تمامی قالبها، اطلاعات هویتی اعضا باید با اطلاعات ثبتشده در سازمان ثبت احوال و سامانه ثنا و همچنین کدپستی
اعلامی، همخوانی کامل داشته باشد؛ در غیر این صورت، پرونده در مرحله بررسی دچار نقص خواهد شد.
مدارک ثبت شرکت با مسئولیت محدود
شرکت با مسئولیت محدود رایجترین نوع شرکت برای کسبوکارهای کوچک و متوسط است. مهمترین مدارک مورد نیاز برای ثبت شرکت با مسئولیت محدود عبارتاند از:
- کپی شناسنامه و کارت ملی همه شرکا و مدیران
- گواهی عدم سوءپیشینه برای مدیرعامل و اعضای هیئتمدیره (در صورت وجود)
- دو نسخه شرکتنامه تکمیلشده
- دو نسخه تقاضانامه ثبت شرکت با مسئولیت محدود
- دو نسخه اساسنامه شرکت با مسئولیت محدود
- صورتجلسه مجمع مؤسسین مبنی بر تأسیس شرکت و تعیین مدیر یا مدیران
- صورتجلسه هیئتمدیره (در صورت چندنفره بودن)
- ارائه سند رسمی یا اجارهنامه معتبر محل دفتر مرکزی شرکت
- مجوز فعالیت برای موضوعات مجوزی
مدارک ثبت شرکت سهامی خاص
شرکت سهامی خاص مناسب فعالیتهای بزرگتر، پیمانکاری و شرکت در مناقصات است. مدارک لازم برای ثبت شرکت سهامی خاص شامل موارد زیر است:
- کپی شناسنامه و کارت ملی حداقل ۳ سهامدار و ۲ بازرس
- گواهی عدم سوءپیشینه برای اعضای هیئتمدیره و بازرسان
- دو نسخه اساسنامه تکمیل و امضا شده
- دو نسخه اظهارنامه ثبت شرکت سهامی خاص
- صورتجلسه مجمع مؤسسین مبنی بر تأسیس شرکت و تعیین مدیران و بازرسان
- صورتجلسه هیئتمدیره مبنی بر انتخاب مدیرعامل و رئیس هیئتمدیره
- گواهی بانک مبنی بر واریز حداقل ۳۵ درصد سرمایه
- اقرارنامه کتبی بازرسین
- آدرس و کدپستی صحیح دفتر مرکزی
- مجوز فعالیت برای موضوعات نیازمند مجوز
مدارک ثبت شرکت تعاونی
- کپی شناسنامه و کارت ملی اعضای مؤسس
- گواهی عدم سوءپیشینه مدیران
- معرفینامه اداره تعاون
- صورتجلسه مجمع عمومی مؤسسین
- دو نسخه اساسنامه تعاونی
- طرح توجیهی و برنامه فعالیت
- مدارک سرمایه اولیه
- آدرس و کدپستی محل فعالیت
مدارک ثبت موسسه غیرتجاری
- کپی شناسنامه و کارت ملی اعضا
- گواهی عدم سوءپیشینه
- دو نسخه تقاضانامه ثبت موسسه
- دو نسخه اساسنامه
- صورتجلسه مجمع مؤسسین
- آدرس و کدپستی محل موسسه
- مجوز فعالیت (در صورت لزوم)
نکات مهم در آمادهسازی مدارک
- تطابق کامل اطلاعات هویتی با مدارک رسمی
- اعتبار و صحت کدپستی اعلامی
- ترجمه رسمی مدارک برای شرکای خارجی
- تطابق نمونه امضا با کارت ملی و بانک
- اخذ مجوز برای موضوعات نیازمند مجوز
خطاهای رایج در مدارک ثبت شرکت
- ناقص بودن کپی مدارک هویتی
- عدم تطابق کدپستی با استعلام اداره ثبت
- امضا نشدن تمام صفحات اوراق ثبتی
- اشتباه در درج میزان سرمایه یا سهم شرکا
- نبود گواهی عدم سوءپیشینه معتبر
- عدم ارائه مجوز برای فعالیتهای مجوزی
تنظیم و تکمیل مدارک ثبت شرکت با راهنمایی ثبت همراز
اگر در تکمیل مدارک، تنظیم اساسنامه یا انتخاب قالب ثبتی دچار تردید هستید، کارشناسان موسسه حقوقی همراز میتوانند تمام مراحل آمادهسازی مدارک را برای شما انجام دهند.
